39 — 家庭雇员、保姆与薪资管理（Payroll）
长期聘请保姆、家政、照护人员、司机或厨师后，家庭也可能成为雇主。通过朋友介绍、平台转账或现金支付，都不能代替对实际雇佣关系的判断。先明确谁是雇主、如何记录工时和发薪，再安排工作，同时保障员工的休息、隐私和合法权利。
1. 雇员身份看实际控制关系
证据等级：A · 优先级：P1
美国国税局以家庭能否控制工作内容及完成方式等事实判断家庭雇员（Household Employee）。兼职、按周支付或经中介介绍，不自动成为独立承包人（Independent Contractor）。税务认定与劳动法认定还应分别核对。
继续看： 家庭雇员税务指南（IRS Publication 926） · IRS：家庭雇员税务。
2. 保姆与其他家庭服务
保姆、家政和居家照护是应当检查雇佣关系的常见场景。先写下实际工作地点、谁安排班次、谁提供工具、谁监督工作及谁能安排替班，交给薪资服务商或专业人士判断。不要仅接受“给我一张 1099 表就行”的说法。
判断入口： 家庭雇员税务指南（IRS Publication 926） · IRS：独立承包人与雇员的区分。税务分类与劳动法覆盖仍需分别判断。
3. 按年度核对联邦工资税门槛
证据等级：A
2026年向同一家庭雇员支付现金工资达到3,000美元，通常触发社会保障税及医疗保险税规则；有亲属、年龄等例外。联邦失业税（FUTA）另看2025或2026任一季度向全部家庭雇员支付的现金工资合计是否达到1,000美元。两项测试不是同一口径，低于一项也不代表没有其他雇主义务。
年度门槛原文： 家庭雇员税务指南（IRS Publication 926）。门槛会随年度变化，下一税年必须重新查当年版本。
4. 第一次发薪前建立手续
请服务商列出适用的雇主识别号码（EIN）、州雇主登记、工作资格核验、工资记录、工资税申报和年度表格。确认工资与扣缴凭证（W-2）以及家庭雇佣税附表（Schedule H）由谁准备、谁提交、谁保存回执。不要等到报个人所得税时才第一次整理全年付款。
直接办理： IRS：申请雇主识别号（EIN） · IRS：家庭雇佣税附表（Schedule H） · 社会安全局雇主在线服务（SSA） · 就业资格核验表I-9办理资料。
第一次请人：先把首期发薪跑通
先向机构问它提供的是介绍服务还是由它雇用、管理和发薪，并索取双方责任的书面说明。再按实际控制关系核对分类，不能因有机构发票就认定家庭没有义务。对直接雇佣或仍需家庭承担的事项，按以下顺序与服务商交接：
- 给服务商工作地点、职责、班次、开始日、约定报酬及实际管理方式，要求列出适用登记、保险、资格核验和工资手续及各自负责人。涉及敏感个人材料时用其安全渠道，不在家庭群上传。
- 约好首个发薪日与工时提交截止时间，确认尚未取得的登记信息如何补齐、由谁追踪，不能让员工因家庭手续没办好而无限等待。资格和及时发薪要求按实际适用规则办理。
- 第一周期由家庭与员工核对实际工时、报销与变更，再让服务商给出工资计算和家庭扣款明细。把工资、雇主税费、报销和服务费区分开；有差异先问清计算依据。
- 发薪后确认员工实际收到款项、工资记录可取得，家庭保存计算明细、付款凭证与尚待申报项目。税款和表格继续按第17节分别追踪，服务商已扣钱不等于已向机关完成缴报。
家庭长期回中国前，明确员工是继续在原住所工作、改班、休假还是结束雇佣，按合同与适用规则处理；给服务商保留境外可用联系方式、工时批准人和资金安排。带员工跨境随行另按第25节核对，不把美国原工资方案直接搬到另一国。
身份认定与工资记录依据：IRS Publication 926；首期核对与境外交接为本项目操作建议，本段未更新全章税率、门槛或州法。
5. 谈清税前工资与雇主总成本
适用时，2026 年社会保障税（Social Security）一般由雇员和雇主各负担 6.2%，医疗保险税（Medicare）一般各 1.45%，即双方常规 FICA 各为 7.65%。2026 社会保障税工资基数为 184,500 美元；Medicare 没有同样的工资基数上限。对同一员工在一个日历年支付超过 200,000 美元的适用工资时，家庭雇主还需从超过部分开始代扣 0.9% 额外医疗保险税，这一额外税只有雇员承担部分，没有雇主配缴。
FUTA 是另一套计算：触发 FUTA 后，2026 年通常只对每名家庭雇员的前 7,000 美元 联邦失业税适用工资计算，法定税率为 6%；若满足州失业税缴款抵免等条件，联邦失业税净税率可能显著降低，抵免减少州又可能改变结果。不要直接拿 6% × 全年工资当家庭最终 FUTA 成本。
雇主预算还应包含州失业保险、工伤补偿、最低工资 / 加班、保险、报销和薪资服务费。合同明确报出的时薪是税前工资（Gross Pay）还是约定到手金额，后者须先请服务商计算。联邦所得税预扣与上述工资税不同，家庭雇佣并非一律必须预扣。
计算依据： 家庭雇员税务指南（IRS Publication 926） · IRS：家庭雇佣税附表（Schedule H） · IRS：联邦所得税预扣方法（Publication 15-T）。
6. 继续核对州与城市要求
把工作地址交给熟悉家庭雇佣的服务商，逐项核对最低工资、加班、带薪病假、工资单、失业保险、伤残或家庭假项目、工伤保险及家政劳动者保护规定。要求留下适用机构、规则日期和结论；联邦指南不能覆盖所有地方要求。
查州 / 地方规则： 州劳动部门 · USA.gov：州政府入口 · 州工伤补偿主管部门。
7. 工资税门槛不是最低工资豁免
证据等级：A
联邦家庭服务劳动规则通常涉及最低工资和每周超过40小时的加班工资，但有法定例外；州法可能提供更多保护。不要因为无需缴某项工资税，就把实际工作当作无偿帮忙。
继续看： DOL：家政雇员劳动规则资料 · 联邦家政服务劳动规则（eCFR Part 552）。
8. 住家不等于全天待命
住家家庭雇员可能适用特定联邦加班豁免，但这不等于免付工作时间的工资。符合条件的睡眠、用餐和完全自由时间可涉及协议排除；被工作打断的时间需要重新计入。由第三方机构雇佣时，豁免适用也不同。先让专业人士确认安排。
法规与执法口径分开看（2026-09-24查阅）： 当前eCFR条文仍列有第三方雇主的豁免限制；DOL FAB 2025-4则指示工资与工时局在修法期间暂停执行2013年规则引入的相关规定。该指引明确不改变法定或监管要求。DOL修法页面列示的提案也不能直接当作已生效规则。机构或家庭是否负有付款责任，仍须结合现行法律、适用州规则及具体雇佣关系判断。
继续看： DOL Fact Sheet #79B：住家家政雇员 · 家政雇员工作时间规则（DOL #79D） · 联邦家政服务劳动规则（eCFR Part 552）。
9. 记录等待和夜间响应
要求留在家中随时照看孩子或病人，与能够自由离开、完全自行支配时间不同。用共同可核对的记录记下开始、结束、休息及夜间响应；不要只按“实际喂饭或换尿布”的分钟数计算。排班和实际工时不同，应按事实修正。
记录工时： 家政雇员工时与工资记录规则（DOL #79C） · 家政雇员工作时间规则（DOL #79D） · 联邦家政服务劳动规则（eCFR Part 552）。
10. 书面约定基本工作条件
写清职责、地点、班次、工资、加班、休假、病假、报销、外出及过夜安排、终止程序和紧急联系人。双方各留一份可读副本；核对法律是否要求使用员工的语言。约定不能取消法律赋予的权利。
例如，新泽西州适用的家政雇佣须提供英语及员工偏好的其他语言的书面合同，给各方充分审阅机会后签名并注明日期。书面合同要求对每月少于5小时的工作有例外；恰好5小时不属于这个工时例外。“偶发工作（casual work）”也有例外，但须同时符合工作性质及持续时间不规律、不确定或偶发，且不同于员工通常从事的有偿工作类型，不能仅凭兼职或临时排班判断。上述例外不能当作免除其他劳动义务的依据。
新泽西办理参考： 州雇主说明及合同范本入口 · 法条第2、13节（N.J.S.A. 34:11-70、71）。2026-10-02定点核对合同语言与例外；这是州别要求，其他地区查当地规定。
联邦工时记录参考： 家政雇员工时与工资记录规则（DOL #79C）。住家员工若要约定排除用餐、睡眠或自由时间，DOL 还要求保留相应合理协议并记录实际工时。
11. 新增职责要重新协商
照顾孩子不自然包含全家清洁、宠物照护、接送和临时采购。职责明显增加时，讨论时间与报酬，更新书面范围；让员工能提出无法同时安全完成的任务。
本项目实务建议： 职责变化可能改变工时、报酬和保险风险；把新增职责写入双方可读的工作约定，并继续按 DOL：家政雇员劳动规则资料记录实际工时。
12. 接送孩子前核对驾驶安排
核对有效驾照、获准查询的驾驶记录、车辆状况、儿童安全座椅及谁提供车辆。把真实使用方式告诉汽车保险经纪，问是否需要列名驾驶人或其他保障，并写清里程报销和事故处理。
驾驶 / 儿童座椅入口： USA.gov：州机动车办事入口 · NHTSA：儿童安全座椅与增高座椅。儿童乘车法律和驾驶记录查询仍按州规则。
13. 使用员工车辆也要检查保险
员工开自己的车，不代表家庭与工作相关的责任问题全部消失。请经纪分别确认员工车险、家庭责任险、伞式责任险及工伤保险的适用与除外条款；不要把一张有效保险卡当作全部答案。
保险入口： NAIC：汽车保险 · NAIC：州保险监管部门目录。是否需要商业用途附加条款、列明驾驶人或其他保障以实际保险公司及保单为准。
14. 雇用前问工伤保险
在工作所在州确认家政雇员工伤保险（Workers’ Compensation）的适用条件、投保时间与主管机构。跌倒、烫伤或工作中交通事故发生后如何报告，也应预先写入工作安排。
查本州： 州工伤补偿主管部门 · USA.gov：州政府入口。
15. 主动告知家庭保险经纪
说明家庭聘有雇员、人数、职责、工作时数及是否住家。要求经纪指出员工受伤、雇佣争议和驾驶行为分别由什么保障处理，哪些不保；保存书面回复与保单批单。
保险监管入口： NAIC：州保险监管部门目录 · 州工伤补偿主管部门。经纪口头答复不能替代保单条款 / 附加条款。
16. 依法核验工作资格
对于适用的常规家庭雇佣，按就业资格核验表（Form I-9）的要求完成核验并保留记录，不寄给国税局。允许员工按规则自己从可接受文件清单选择文件，不能指定“必须给绿卡 / 护照”或额外要求国籍证明。偶发、零星家务服务等是否属于适用家庭雇佣边界须另核对。
I-9办理与保存时间线（当前表格版本另见下方说明）：
- 员工填写的第1部分：最迟在开始工作的第一天完成并签署，但不能早于本人接受聘用。
- 雇主填写的第2部分：通常应在员工开始有偿工作后的 3 个营业日内完成文件核验并填写；预计雇佣短于 3 个营业日的，应在开始工作的第一天完成。
- 保存期限：员工仍在职时持续保留；离职后，保存到“入职后 3 年”和“离职后 1 年”两者中更晚的日期。
- **版本日期与到期日期要分别看：**2026-09-28核对的下载表格版本日期为 01/20/25，右上角到期日期为 05/31/2027。USCIS 也允许使用到期日期为 05/31/2027 的 08/01/23 版；到期日期为 07/31/2026 的旧表自 2026-08-01 起不能再用于新填写。办理时从官方页面下载并复核接受版本，不能仅凭版本日期判断。本次已读取USCIS表格页、版本公告及官方PDF；版本日期在页脚，到期日期在页首。
如果雇主保存员工出示文件的复印件或照片，相应副本也按 I-9 保存期限规则安全保存。参加电子就业资格核验系统（E-Verify）的雇主须按适用规则保留某些文件副本，不能把所有留存都理解为可选；不要为了“以防万一”无期限留存敏感身份文件。
本节核验： 2026-09-28，核对表格版本、首次填写时间、文件选择及保存要求；逐项依据与未覆盖范围。
办理 / 当前表格： 就业资格核验表I-9办理资料 · USCIS：就业资格核验表（Form I-9） · USCIS：版本与到期日期公告 · USCIS：当前就业资格核验表说明（Form I-9） · 家庭雇员税务指南（IRS Publication 926）。
17. 薪资服务要有完成凭证
比较服务范围：工资单、扣缴、州申报、年度表格、工时记录和更正由谁负责。每次检查付款是否到账、申报是否被接受、税款是否入账；服务商的提醒邮件不能代替正式回执。合同也应说明漏报后的协助范围。
对 2026 工资，IRS Publication 926 当前家庭雇主清单给出的主要联邦年终时间点是：
- 2027-02-01： 向需要 W-2 的家庭雇员提供 B、C及2联副本，并向 SSA 提交 W-2表A联及W-3汇总表；纸质和电子申报都是这个日期。
- 如果通过社会安全局W-2在线申报，系统会从 W-2提交信息生成 W-3汇总数据，通常无需另交纸质 W-3。
- 员工在 2026 年中离职时，可以最后一次工资后马上做 W-2，不必等次年；如果离职员工主动要求 W-2，IRS 当前说明应在 请求后 30 天或最后一次工资支付后 30 天两者较晚的时间内提供。
- 2027-04-15： 一般随 2026 Form 1040 / 1040-SR 等提交 Schedule H 并支付家庭雇佣税；如个人税表获得申报延期，Schedule H 的申报延期通常随之延长，但付款时间要求仍应按实际规则核对。
- 家庭雇佣税可能需要通过年内预扣税 / 预估税提前覆盖，不能把 2027-04-15 当成“到那天才第一次考虑税款”的许可。
州失业保险、带薪假、工伤补偿、州规定工资单和当地薪资办理期限可能完全不同，应在薪资办理日历里单独列出，不能只做联邦 W-2 / Schedule H。
自己核对： 家庭雇员税务指南（IRS Publication 926） · IRS：家庭雇佣税附表（Schedule H） · 社会安全局雇主在线服务（SSA） · IRS：缴纳税款。州薪资或失业保险系统另从州政府官网进入。
18. 现金支付仍需记录
纸币、支票或电子转账只是支付方式。每笔记录工资期间、实际工时、税前金额、扣款和实付金额，给员工工资明细并保存付款证明。
记录要求： 家政雇员工时与工资记录规则（DOL #79C） · 家庭雇员税务指南（IRS Publication 926）。
19. 表格不能改变实际关系
先判断雇员还是独立承包人，再决定适用表格。若发现以往处理可能有误，整理合同、工时和付款记录，请专业人士制定更正方案，不补签与事实不符的文件。
税务分类入口： IRS：独立承包人与雇员的区分 · IRS：劳动者税务身份判定申请（Form SS-8）。SS-8 是否适合个案先与税务专业人士确认。
20. 通过机构聘用也要问责任
问清机构是介绍人还是雇主，谁发薪、报税、投保、核验资格和安排替班，以及家庭是否可能构成共同雇主。把责任分工写进服务合同，不能只看中介费。
联邦劳动法继续看： DOL：家政雇员劳动规则资料；第三方中介机构与家庭是否各自 / 共同承担义务取决于实际关系与适用法律。
21. 背景核查要相关、合法
围绕岗位核对推荐人、驾驶经历、照护技能和所需资格。涉及第三方背景报告、同意、通知或不利决定程序时，先核对适用法律。朋友介绍可以帮助接触候选人，但不能替代必要核验，也不能合理化歧视。
背景调查入口： FTC：雇主背景调查与员工权利 · EEOC：雇主需要了解的背景调查规则。州 / 城市可能还有更严格的公平就业机会或通知规则。
22. 试工也是实际工作
约定有偿试工的时段、任务、工资和反馈时间。记录已经完成的工作；不要以“看看合不合适”为由安排免费照护。
工时原则： 家政雇员工作时间规则（DOL #79D）解释家政雇员的应付薪工作时间；试工是否构成受保护工作仍按实际事实和州法判断。
23. 摄像与录音事先说明
明确设备位置、用途、谁能看录像、保存多久；卧室、浴室等隐私空间尤其不能凭家庭所有权自行处理。录音同意规则依州而异，安装前核对，必要时请当地律师审阅。
查所在地规则： USA.gov：州政府入口 · ABA：州律师协会与律师查询。不要把某州的一方或全体同意规则套用到另一州。
24. 把应急说明交给员工
提供住址、家长及备用联系人、过敏与必要照护说明、医生联系方式和紧急服务入口。让员工知道何时立即求助、谁具有医疗同意权限，以及停电、火警和无法联系家长时怎么办。可从家庭紧急信息表制作仅含岗位必要信息的副本。
应急参考： Ready.gov：制定家庭应急计划 · 美国911应急服务 · 中毒咨询中心（Poison Control）。
25. 随行旅行另写安排
提前约定旅行与工作时间、休息、住宿、餐费、报销、加班和取消行程处理。跨境还需核对目的地工作许可与保险，不能因为持旅游签证或与家庭同行就默认可工作。不要到目的地后才把工作称为员工的度假。
工时参考： 家政雇员工作时间规则（DOL #79D）。跨境工作许可没有统一美国答案，必须查目的地政府 / 使领馆和雇主合规要求。
26. 住家安排同时考虑住房权利
写明独立生活空间、隐私、访客、费用、钥匙和工作终止后的搬离程序。劳动与住房法律可能同时适用，不能用解雇决定直接替代合法搬离程序。
查本州规则： DOL Fact Sheet #79B：住家家政雇员 · USA.gov：州与地方政府入口。住房占有、搬离和通知规则仍按州 / 地方住房法。
27. 保密约定不压制合法权利
拟就照片、孩子信息、行程或财务资料作隐私约定时，先核对当地对合同条款的限制，再请当地律师审阅；不要直接套用通用保密协议。约定应保留员工依法报告问题、寻求帮助及行使劳动权利的空间。不要要求交出私人账户密码或扣留个人证件。
例如，新泽西州的家政雇佣合同对保密、竞业及不贬损协议有专门限制，涉及限制员工在原雇佣付酬结束后继续提供家政服务获取报酬的能力。签署前逐条对照官方合同范本第一页与N.J.S.A. 34:11-71(b)，不能把本节当作任何保密条款均有效的保证。
劳动权利入口： DOL：劳动者权益入口（Worker.gov） · 美国劳工部工资与工时局。保密条款不能被当作规避适用工资、工时、反报复或政府调查规则的工具；具体条款让当地律师审阅。
28. 结束雇佣要提前准备
按适用法律与合同核对通知、最后工资、应付假期及其他款项，再办理钥匙与访问权限交接。发生安全风险时寻求适当帮助；不要自行扣工资、扣物品或把住家员工锁在门外。
新泽西州示例（2026-10-08定点核对）： 对该州家政雇员权利法覆盖的雇佣，终止前一般须至少提前两周通知，住家员工至少四周；未按要求通知的，员工有权取得按正常时薪及缺少通知期间正常工时计算的离职补偿。例外须逐项核对：严重不当行为有法定定义及善意判断要求；机构安排结束但员工仍在机构工资名册等待再安排，以及个人雇主的岗位职责已全部完成且不再有实际岗位需要，也有特定例外。不能仅凭“想换人”或合同写了可随时解雇就认定无需通知。具体见NJDOL终止雇佣说明与法条第16节（N.J.S.A. 34:11-74）；劳动通知不替代住家员工适用的住房程序。
查本州工资 / 离职结薪规则： 州劳动部门 · USA.gov：州政府入口。联邦家政服务工时基线另见 DOL：家政雇员劳动规则资料。
29. 员工档案单独保管
身份文件、工资税资料、合同和紧急联系人只向有需要的人员开放，设定访问与保留规则。公开模板不得填入真实员工身份或薪资信息。
记录保存入口： 就业资格核验表I-9办理资料 · 家庭雇员税务指南（IRS Publication 926） · 家政雇员工时与工资记录规则（DOL #79C）。不同记录的保存期限不同。
30. 行动清单
入口汇总： 家庭雇员税务指南（IRS Publication 926） · 就业资格核验表I-9办理资料 · DOL：家政雇员劳动规则 · 州劳动部门 · 州工伤补偿主管部门。
本轮核验范围与限制
本轮已重新核对2026年家庭雇员税务指南（IRS Publication 926）、雇主识别号、家庭雇佣税附表与雇员分类，以及劳工部家政服务资料和29 CFR Part 552。第三轮核对2026年工资税门槛、税率和工资基数，I-9办理期限、保存要求及表格版本，2026工资年度的W-2、W-3与Schedule H申报时间；具体数值与例外保留在正文。另补入社会安全局工资申报、背景调查与州工伤入口。各州与城市的最低工资、加班、带薪假、工资单、工伤、失业保险、住家住房权利、录音摄像和离职结薪规则仍须按实际工作地址核验；联邦税务门槛不是全国统一的劳动法豁免线。
最后编辑与来源查阅：2026-09-21
局部复核：2026-09-22。第16节核对当前 I-9 PDF 与 USCIS 版本公告，区分版本日期、到期日期与仍接受的旧版。本次未将其余段落视为重新全面核验。
2026-09-24定点复核：补核额外Medicare代扣、联邦工时与住家规则、DOL执法指引、I-9法定填写／保存期限和新泽西书面合同示例。I-9当前接受版本及完整州别规则仍未核完。
2026-10-02定点复核：第10、27节补齐新泽西合同语言、工时与偶发工作例外、限制性条款边界，见逐项证据。9月28日已另核I-9版本；其余州／市劳动要求仍未全面核验，整项保持部分完成。